Convocation à un entretien préalable au licenciement : quelles sont les règles que doit respecter l'employeur ?

La procédure de licenciement pour motif personnel suggère le respect de plusieurs étapes. La convocation à un entretien préalable au licenciement est l’une d’elles. L’employeur n’a pas le droit d’y déroger sous peine de contestation par son salarié d’un licenciement irrégulier.

I - Comment convoquer à un entretien préalable au licenciement un salarié ?

A - Rappel de la procédure de licenciement

En présence d’une cause réelle et sérieuse, l’employeur dispose d’un motif légitime pour licencier son employé. Le procédé se présente comme suit :

1. La convocation du salarié (article L1232-2 C.trav.) : avant de décider de le licencier, l’employeur convoque le salarié à l’entretien préalable au licenciement par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge ;

2. Suivie de l’entretien préalable (articles L1232-3 à 4 du Code du trav.) : cette entrevue ne peut avoir lieu que cinq jours ouvrables (hors dimanche et jour férié qui peut tomber un samedi) après la remise de la lettre de convocation ou sa présentation au salarié en recommandé avec AR. Durant cet entretien, l’employé est informé des griefs pour lesquels l’employeur a l’intention de le congédier et ce dernier recueille les explications du collaborateur ;

3. Puis de la lettre de notification du licenciement (article L.1232-6 C.trav.) : elle ne peut avoir lieu a minima que deux jours ouvrables après l’entretien préalable. L’employeur doit notifier sa décision au salarié avec les motifs de rupture du contrat de travail qui l’ont amené à prendre cette décision par lettre recommandée avec AR.

4. Moyennant le respect d’un préavis selon les cas (article L1234-1 et suiv. C.trav.) : sous conditions, par exemple en cas de faute simple (ex : absence injustifiée…), le salarié a droit à un préavis. La durée peut être légale, fonction d’une convention ou selon les usages pratiqués dans la profession ainsi que la localité.

ATTENTION : l’employeur dispose d’un délai de deux mois à compter de la connaissance des faits fautifs pour entamer la procédure de licenciement sous peine de prescription. S’ils sont suffisamment graves, il doit entamer la procédure assez rapidement. S’il s’agit en revanche d’un licenciement non disciplinaire, l’employeur dispose « d’une certaine liberté », car la loi ne prévoit pas de délai particulier.

B - Que doit contenir une lettre de convocation à un entretien préalable de licenciement ?

1 - L’objet de la convocation

L’employeur doit faire mention de la mesure de licenciement qu’il envisage d’appliquer. En cas de doute sur la sanction disciplinaire, en raison de la nature de la faute commise notamment, il peut dans sa lettre mentionner qu’un licenciement peut découler de cette sanction (Cour de Cassation, Chambre sociale, du 31 janvier 2007, 05-40.540, Inédit ; Cass.soc., du 18 janvier 2000, 97-44.953, Inédit).

2 - La date de l’entretien préalable et l’heure

L’entretien peut avoir lieu pendant un jour habituellement travaillé du salarié ou non (donne lieu à sa rémunération) - Cour de cassation, Chambre sociale, 7 avril 2004, pourvoi n°02-40.359.

3 - Le lieu de l’entrevue

Par principe, il peut s’agir du lieu de travail ou du siège de l’entreprise. Par exception, un autre lieu peut être choisi pour des motifs légitimes. De plus, dans une espèce en date du 4 juin 2020, la CA de Versailles a reconnu la possibilité d’un entretien par visioconférence sous conditions d’éloignement géographique. Toutefois, il faut attendre une décision de la Cour de cassation allant dans ce sens.

4 - L’assistance du salarié

Le salarié peut se faire assister par une personne faisant partie du personnel de l’entreprise (délégué syndical ou délégué CSE, collègue) ou extérieur à celle-ci. Il peut s’agir d’un conseiller extérieur. L’article L1232-4 du C.trav. précise que dans la lettre de convocation, l’employeur mentionne la possibilité offerte au salarié de recourir à un conseiller du salarié pendant son entretien. Ainsi que l’adresse des services où la liste de ces conseillers est consultable : l’inspection du travail et la Mairie. Il est aussi possible de consulter celle-ci sur le site Internet de la DREETS (Direction Régionale de l’Économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités).

C- Quel est le délai entre la convocation et un entretien préalable de licenciement ?

L’employeur ne peut déroger, même avec l’accord du salarié au minimum légal, à savoir 5 jours ouvrables après la remise en main propre de la lettre de convocation ou la présentation de la lettre en recommandée avec AR. Le point de départ du délai ne tient pas compte du jour de présentation de la lettre, mais le jour suivant, (hors férié et dimanche). La prorogation du délai au jour ouvrable suivant est possible si l’expiration de celui-ci tombe un samedi, dimanche, jour férié.

À NOTER : le Ministère du travail (service-public) propose en ligne un modèle de convocation à une entrevue préliminaire de licenciement.

II - Comment réagir à une convocation à un entretien préalable de licenciement ?

1 - Demande d’assistance avec un représentant du personnel ou un conseiller salarié

L’objectif est d’obtenir le maximum de conseils quant à cette entrevue. Le jour J, ce dernier l’assiste en agissant utilement lors de l’entretien sans pour autant le représenter : prise de notes pour l’établissement a posteriori d’un compte-rendu/procès-verbal qui servira en cas de contestation des griefs reprochés devant le CPH.

2 - Plan de défense en lien avec la cause invoquée

• Si les faits reprochés ont réellement été commis : ce dernier, peut essayer de convaincre l’employeur sur le choix de la sanction finale ;

• Si les faits fautifs n’ont pas été commis par l’employé : il est en droit de les contester. Et s’il a des preuves, étayer ses propos avec.

Est-ce qu’un salarié convoqué à un entretien préalable peut s’y rendre s’il est en arrêt de travail ?

Il n’empêche pas la procédure de licenciement de suivre son cours. Et si en pratique, un report est possible (sur demande du salarié), il n’est pas de droit. Ainsi, même en arrêt maladie, l’employé convoqué peut s’y rendre.

III - Convocation irrégulière à un entretien préalable de licenciement : quelles conséquences ?

En cas d’irrégularité, le salarié peut saisir le Conseil de prud’hommes avec ou sans avocat. Il a droit à des dommages et intérêts pour le préjudice subi, qu’il revient aux Juges d’apprécier et d’évaluer. L’indemnité pour licenciement irrégulier est limitée à un mois de salaire (confère l’article L1235-2 Code du travail).

Toutefois, si le licenciement est fondé sur une cause réelle et sérieuse, à savoir une raison légitime (faute simple, grave, lourde), la réintégration de celui-ci dans l’entreprise n’est pas envisageable.