Le remboursement des frais professionnels

Les frais professionnels correspondent à toutes les dépenses engagées par le salarié pour son activité professionnelle (repas, déplacements, hébergements). Ces frais professionnels sont remboursés par l’employeur selon différentes modalités.

Important : toute clause du contrat de travail qui exclue le remboursement des frais professionnels est frappée de nullité.

Quelles sont les modalités de remboursement des frais professionnels ?

L’employeur a deux possibilités de remboursement des frais professionnels :

• Soit il rembourse les frais réels (la totalité des frais engagés)
• Soit il verse une allocation forfaitaire

Remboursement des frais réels

Si l’employeur opte pour le remboursement des frais professionnels aux « frais réels », c’est à dire des frais réellement engagés par le salarié, il doit le faire sur justificatifs (les justificatifs doivent être gardés 3 ans).

Ces dépenses sont :

• les dépenses des salariés en télétravail
• les dépenses liées à l’utilisation d’outils informatiques ou de communication (ordinateur et téléphone)
• les frais engagés lors d’un déménagement dans le cadre de la mobilité professionnelle
• les frais des salariés détachés à l’étranger

Le remboursement des frais professionnels n’est pas soumis à cotisations sociales.

Allocation forfaitaire

Si l’employeur opte pour le versement d’une allocation forfaitaire, le salarié doit veiller chaque année à ne pas dépasser les limites d’exonérations. Il n’est pas non plus dans l’obligation de justifier les dépenses.

Les dépenses peuvent être :

• les frais de repas
• les indemnités kilométriques
• les dépenses de transport
• les dépenses de logement provisoire (hôtel)
• les dépenses liées à un déménagement dans le cadre de la mobilité professionnelle

Par contre, l’employeur doit justifier les dépenses si l’allocation forfaitaire est supérieure aux limites d’exonération. En cas de contrôle, l’employeur devra aussi prouver (aux URSSAF et à l’administration fiscale) que ces dépenses sont inhérentes à l’activité professionnelle du salarié. S’il n’est pas en mesure de le prouver, les dépenses seront considérées comme un complément de salaire et donc réintégrés au salaire brut dès le 1er euro.

Frais professionnels : que faire en cas de litige avec son employeur ?

Si l’employeur refuse de rembourser les frais professionnels de son salarié, ce dernier peut notamment recourir à la prise d’acte. C’est alors au Conseil de Prud’hommes d’approuver ou désapprouver cette démarche. S’il approuve, il s’agit d’un licenciement sans cause réelle et sérieuse et le salarié peut prétendre à des indemnités. S’il refuse, ce sera une requalification en démission.

Dans sa prise d’acte, il appartient au salarié de prouver les fautes de son employeur et de l’impossibilité de continuer la relation de travail.